Privacy statement

Waarover gaat dit document?

Dit is de Privacyverklaring van Versa Welzijn.

Om u goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerkt Versa Welzijn uw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan. Daarom zorgen we voor een veilige verwerking en opslag. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij Versa in goede handen zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

In deze Privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, in welke situaties wij uw gegevens mogen doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!

Deze versie van de Privacyverklaring is door Versa Welzijn vastgesteld op 22 augustus 2022 en maakt onderdeel uit van ons Privacybeleid. Versa kan deze Privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vindt u altijd op: www.Versawelzijn.nl

Over welke gegevens gaat het?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat bent u. Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, maar ook gegevens over uw gezondheid of over de hulp die u van ons ontvangt, of een foto waar uw afbeelding op staat.

Op het moment dat wij uw persoonsgegevens ontvangen, zullen wij deze verwerken. De betekenis van het begrip verwerken is ruim. Het kan betekenen dat we uw gegevens digitaal of op papier verzamelen en opslaan in een bestand, raadplegen, verwijderen, gebruiken en - in bepaalde gevallen - verstrekken aan derde partijen. Dit laatste geschiedt overigens slechts bij uitzondering.

Deze Privacyverklaring gaat over alle verwerkingen van uw persoonsgegevens door (medewerkers van) Versa Welzijn.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is Versa Welzijn, officieel gevestigd te Hilversum (Larenseweg 30). De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze. Dat is in dit geval (het bestuur van) Versa Welzijn. In de praktijk zult u te maken hebben met een medewerker, afdeling of met een team van Versa; zij zijn het eerste aanspreekpunt bij onze dienstverlening.

Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Dit kan op verschillende manieren plaatsvinden: Via persoonlijk contact Veel contacten tussen u en Versa Welzijn verlopen telefonisch (soms ook beeldbellen) of een door een persoonlijke ontmoeting met een van onze medewerkers. Persoonsgegevens die u daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is voor onze dienstverlening.

Schriftelijk Natuurlijk wordt ook nog veel informatie uitgewisseld via (papieren of digitale) brieven en formulieren. Het initiatief om contact te hebben kan van u zijn, maar ook van Versa Welzijn. De persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door ons worden verwerkt. Bijvoorbeeld om uw vragen te beantwoorden, u door te verwijzen of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

We krijgen de gegevens van een derde In sommige gevallen krijgen wij uw persoonsgegevens van een derde. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als de gemeente uw contactgegevens met ons deelt ten behoeve van het huisbezoek aan senioren, of als een huisarts u naar het maatschappelijk werk verwijst en na toestemming van u contact met ons opneemt.

Er zijn beelden van u op onze beveiligingscamera’s Videobeelden van personen zijn ook persoonsgegevens. Op enkele van onze locaties hebben wij, uit veiligheidsoverwegingen, cameratoezicht. De persoonsgegevens die wij op deze wijze verwerven, worden onder zeer strikte voorwaarden door Versa verwerkt. Hiervoor hanteren wij een Protocol cameratoezicht, waarin de bevoegdheden van beroepskrachten zijn geregeld en onder welke voorwaarden deze beelden mogen worden bekeken.

Via bezoek aan onze website of het lezen van onze nieuwsbrief. Als u onze website bezoekt of onze digitale nieuwsbrief leest, registeren we uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Dit gebeurt automatisch. Meer hierover kunt u lezen in onze cookieverklaring. Deze vindt u op onze website.

Waarvoor gebruikt Versa uw persoonsgegevens?

Onze medewerkers mogen enkel persoonsgegevens van u verwerken als de wet dat toestaat. Dat is alleen zo in één van onderstaande gevallen:

• u heeft toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens door Versa;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en Versa;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting van Versa na te komen;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar van uw gezondheid;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang van Versa.

In verreweg de meeste gevallen is het laatste van toepassing: Versa Welzijn verwerkt uw persoonsgegevens omdat wij uw gegevens nodig hebben om ons werk te kunnen doen.

Bijvoorbeeld om contact met u te kunnen maken voor een activiteit waarvoor u zich heeft opgegeven, of om als maatschappelijk werker samen met u een plan van aanpak te maken en de voortgang bij te houden, of om u te kunnen informeren over voorlichting en trainingen die voor u als vrijwilliger van belang zijn.

Het belang van Versa kan ook gelegen zijn in de voortgang van de dienstverlening. Als uw maatschappelijk werker ziek wordt moet iemand anders dit kunnen overnemen. Of we houden gegevens bij voor onze verantwoordingsplicht aan de gemeente: De gemeente verwacht als subsidiegever dat wij per werksoort kunnen verantwoorden hoeveel inzet we plegen en hoeveel inwoners hiervan gebruik maken. Dit laatste geschiedt trouwens altijd met geanonimiseerde gegevens.

Hoe gaat Versa Welzijn met uw persoonsgegevens om?

Terughoudend en zorgvuldig We verwerken uw gegevens alleen als dit nodig is, en verwerken ook alleen die gegevens die nodig zijn.

Veilig Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treffen we passende technische en organisatorische maatregelen. Bij digitale verwerking van uw gegevens gebruiken we beveiligde systemen en nemen we beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen Versa Welzijn niet iedereen toegang heeft tot uw gegevens. De systemen waarin klantgegevens zijn opgeslagen, zijn daarom enkel toegankelijk voor groep(en) medewerkers voor wie dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werk.

Vertrouwelijk We gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van Versa Welzijn is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook voor derden die door Versa Welzijn zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Ook vrijwilligers van Versa die te maken hebben met uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld de bemiddelaars van de vrijwillige thuishulp) zijn aan geheimhoudingsplicht gebonden. Kortom iedereen die inzicht heeft in uw gegevens heeft een geheimhoudingsplicht.

Melden van incidenten Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit uitzoeken en een eventueel datalek melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.

Hoelang bewaren we uw gegevens?

Versa Welzijn bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en niet langer dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus verschillend zijn.

Dossiers van individuele ondersteuning zoals sociaaljuridisch werk of algemeen maatschappelijk werk worden gesloten als zij niet langer actueel zijn. Twee jaar na sluiting van het dossier worden de gegevens vernietigd.

Verstrekken aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van een afspraak of overeenkomst die wij met u hebben, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven.

Van een wettelijke verplichting is bijvoorbeeld sprake in het geval van toepassing van de Meldcode Huiselijk Geweld. Als onze professionals oordelen dat er gevaar voor u, uw omgeving of henzelf dreigt, dat voorkomen kan worden door uw gegevens te delen met derden (bijvoorbeeld de politie of Veilig Thuis), hebben zij een meldrecht en in uitzonderlijke gevallen zelfs een meldplicht, die zwaarder weegt dan hun geheimhoudingsplicht.

Versa Welzijn kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van andere wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is, verleent Versa Welzijn haar medewerking.

In het geval van een wettelijke verplichting kan Versa uw gegevens dus delen, zonder dat uw toestemming hiervoor noodzakelijk is. Wel zullen we u voorafgaand hieraan - of zo snel mogelijk na het delen, als dat niet anders kan – informeren, tenzij de beroepskracht van mening is dat dit een gevaar oplevert voor u zelf, iemand in uw omgeving of de beroepskracht zelf.

Wat zijn uw rechten?

Wanneer Versa persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht.

Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken Versa verstrekt voor het verwerken van uw gegevens informatie aan u betreffende onze identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die u heeft en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen. Dit gebeurt deels door deze privacyverklaring en folders en kan ook plaatsvinden in een persoonlijk gesprek.

Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven indien u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.

Inzage in uw gegevens Bent of cliënt bij Versa, of op een andere manier bij onze organisatie betrokken en wilt u weten welke gegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’.

U kunt dit vragen aan de sociaal werker met wie u te maken heeft. Deze zal met u een afspraak maken om samen met u in uw dossier te kijken en u op uw verzoek een kopie meegeven. Indien u liever een officieel verzoek indient kan dat bij onze bestuurssecretaris – zie hieronder.

Recht op rectificatie U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt. U kunt dit bespreken met de sociaal werker met wie u te maken heeft, of een officieel verzoek indienen -zie hierna

Recht op het wissen van gegevens en recht op beperking van de verwerking Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer de gegevens volgens u onjuist zijn, uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt.

We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren. Als dit aan de orde is, kunt u ons vragen de verwerking van uw gegevens te beperken. Dit houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen.

Recht van bezwaar Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Versa kunt u bezwaar maken indien uw persoons gegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.

Recht op dataportabiliteit Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt heeft u in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij uw gegevens op gestructureerde, gangbare en machine leesbare wijze aan u zullen verstrekken, wanneer u ons daarom verzoekt.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen? Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, is de gemakkelijkste route om dit bespreekbaar te maken met de sociaal werker met wie u te maken heeft.

Is dit voor u geen wenselijke route, dan kunt u per brief of per e-mail een officieel verzoek of bezwaar indienen via onderstaand adres: Versa Welzijn t.a.v. Carin Hartog Postbus 1463 1200 BL Hilversum directiesecretariaat@versawelzijn.nl

Wij reageren zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen één maand op uw verzoek. Als u naar aanleiding daarvan ons kantoor bezoekt voor inzage of het ophalen van een kopie van uw gegevens, zullen wij u vragen zich te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Klachten en toezicht

Wanneer u een klacht heeft over de wijze van verwerking van persoonsgegevens, of over de wijze waarop Versa omgaat met uw rechten, willen we dit graag in overleg met u oplossen. We hebben hiervoor een klachtenregeling (zie onze website: www.versawelzijn.nl).

Op basis hiervan kunt u uw klacht bespreekbaar maken met de medewerker van Versa met wie u contact heeft. Mocht dit niet tot het gewenste resultaat leiden, of heeft u redenen om van deze route geen gebruik te willen maken, dan kunt u een schriftelijke klacht indienen bij de directie van Versa Welzijn: Versa Welzijn t.a.v. de directie Postbus 1463 1200 BL Hilversum directiesecretariaat@versawelzijn.nl

De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd. Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit deze Privacyverklaring niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de AP.

Autoriteit Persoonsgegevens Bezuidenhoutseweg 30 2594 AV Den Haag 0900-2001201

Over deze Privacyverklaring

Heeft u vragen of opmerkingen over onze Privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op:

Versa Welzijn t.a.v. Carin Hartog chartog@versawelzijn.nl Telefoon 06 -12574343 (belt u bij geen gehoor s.v.p. ons algemene nummer: 035 – 6231100 of stuur een e-mail naar info@versawelzijn.nlinfo@versawelzijn.nl).